Штрихкодирование документов — зачем нужно и как работает

Штрихкодирование документов — зачем нужно и как работает

При больших объемах документации возникают трудности не только самого хранения, но и общей идентификации. Такой, которая позволит легко находить документ, и оперативно извлекать для использования.

Штрихкодированием документов решаются проблемы – достигается сквозная идентификация всей документации, без ограничения форматов и размеров полей при наименовании.

rrcjj4kn

Особенности работ со штрихкодированием

После того, как документ извлечен из электронного архива, он печатается для внутреннего использования или предоставления по адресу и другим службам.

В этот момент ему присваивается и проставляется уникальный штрихкод. После прохождения процедур подписания документ сканируется, и после распознавания с помощью штрихкода, отправляется на архивное хранение.

Штрихкодирование в 1С также возможно. Совместно с 1С документооборот штрихкодирование документов может выполнять ПО “Скан Архив”.

Движение исходящих документов происходит следующим образом:

  • Экземпляр первичного документа выгружается из электронного хранилища. Ему автоматически присваивается уникальный штриховой код, и печатается вместе с этим документом. Теперь он характеризует только этот документ.
  • Документ со штрихкодом проходит все необходимые действия с обратной связью.
  • Один экземпляр обработанного по процедурам документа возвращается в «приемную» архива.
  • Документ регистрируется физически ответственным сотрудником как возврат в архив. Поле этого прошедший процедуры документ проходит через сканер. Со сканера программа распознает документ по его уникальному штрихкоду. А на физическом экземпляре программа ставит особую отметку, что документ прошел процедуру. Кроме распознавания штрихкода сканером, сотрудник может физически занести его цифры на устройстве ввода.
  • Теперь данный документ со всеми подписями и согласованиями отправляется в электронный архив для постоянного хранения. Он доступен в любое время и всем сотрудникам, имеющим для этого нужную категорию доступа.
  • После того, как электронная версия документа сохранена в архиве, и создана его категория доступа, физический экземпляр оформляется для его хранения в бумажном виде. Подшивается и хранится по установленной процедуре. Такая форма хранения касается только ответственных документов с подписями и печатями сторон – договоры, контракты, акты выполненных работ.

fr1qqicu

Для документов с электронными подписями работает своя процедура, интегрируемая электронным архивом. Штрихкодирование в 1с реализовано в программе “Скан Архив”.

Для таких документов бумажные экземпляры не нужны. Это же касается и всех форм отчетности или проверок налоговых служб. Они также могут оформляться только в электронном виде с электронными подписями, по установленным законом процедурам.





Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *